整帳技巧指南：如何使稅務帳與實際管理帳達成一致？

撰文/凱博 鍾智博經理

普遍中小企業在創業初期為節省人力及時間成本開銷，會選擇委託會計師或記帳士等記帳業者協助公司記帳並作為報稅使用，因此被稱為稅務帳。而管理帳的目的則在於紀錄的財務資訊能真實反映公司的經營狀況，以作為管理階層決策使用。

為什麼稅務帳與管理帳會產生差異？

一般而言，產生差異的原因如下：

1.在節省委外費用及溝通成本考量下，往往會直接採發票或收據等憑證作為入帳依據，形成稅務申報之財務報表。然而，記帳業者在未與實際金流對照勾稽下，容易造成公司漏未提供發票或收據等憑證而未能即時發現，進而導致稅務帳有漏列交易的狀況。

2.又或者公司的進貨或費用支出未取得稅法所規定的合法憑證及收入漏開立發票或為三角貿易收入，就管理帳而言，皆為公司的收入及支出，為反映公司真實營運狀況故皆會登帳。然而，稅務帳報表用於申報稅務機關，若未取得合法憑證則無法登記為公司的收入或支出。

3.此外，記帳業者拿到發票時會盡可能辨別發票品項並帳列於適當的會計項目，但雙方在沒有完善的溝通下很容易產生出入。舉例來說，記帳業者依發票品項判斷為貨款並登帳於進貨科目，但對公司而言實際為採購貨品的預付貨款，產生了入帳不一致的情形。

4.再者，普遍公司疏於整理資產負債會計項目的餘額明細，記帳業者於完成帳務後難以確認資產負債的呈現是否與管理帳一致。

以上原因在公司成立初期因交易金額及交易量較小而不易察覺差異，但隨著公司交易規模擴大，長時間的累積將使稅務帳與管理帳的差異逐漸擴大，稅務帳也容易產生難以解釋的會計項目差額。

為什麼公司需要稅務帳與實際管理帳一致呢？

凱博團隊擁有多年的整帳經驗，在此整理客戶尋求我們協助整帳的原因如下：

1.公司由多位股東組成，股東對財務報表、作帳方式的認知產生歧見，尤其是公司有獲利欲分配股利時。

2.公司未來有被併購或尋求對外募資的機會，將面臨收購方或潛在投資者的盡職調查。

3.公司未來有IPO需求，在法令遵循的前提下勢必只能有一套帳，且帳務、金流及憑證必需能相互勾稽。

4.為避免稅務帳與管理帳長期差異所衍生出的稅務風險。公司會有這個考量，主要是稅務機關對於報表的認知也是帳務、金流及憑證必需能相互勾稽，如有其中一項無法勾稽，就可能有被挑戰並補稅的風險。

「稅務帳與管理帳要達成一致會很難嗎? 」

這問題時常是客戶尋求凱博團隊協助時的第一個問題，會有這個問題其實不難理解。就公司而言，首先是不熟悉記帳業者所編製出來的稅務帳報表，不論是會計項目的表達及分類都與管理帳略有不同。再者，兩帳一致的前提是必需梳理清楚稅務帳及管理帳的組成明細，這往往也是客戶最頭痛的地方，因為不知從何下手。我們能理解客戶對整帳的憂心，因此整理出帳務梳理的五大步驟與大家分享。

帳務梳理的五大步驟

步驟一：稅務帳與管理帳之會計項目對應

初步確認稅務帳與管理帳各會計項目的性質，並建立表格將相同項目之金額互相對應，了解雙方差異金額。

步驟二：分析稅務帳與管理帳各會計項目之差異及原因

取得稅務帳與管理帳各會計項目的餘額明細並進行比對，了解其差異原因。舉固定資產的例子來說，稅務帳與管理帳的差異常見的原因有：1.管理帳的財產未取具合法憑證，故稅務帳未登載；2.雖然該資產有取具合法憑證、稅務帳亦有登載，但登載在非固定資產項目下，如預付費用或當期費用；3.雖然稅務帳及管理帳皆有登載於固定資產，但攤提年限不一致或該資產實體已不存在。

步驟三：確認各會計項目調整方式及正確金額表達

經過步驟二分析差異原因後，對於以稅務帳或管理帳的金額作為開帳調整基礎會有初步的了解。進一步則要確認該會計項目是否存在、會計項目金額是否正確。舉固定資產的例子來說，我們可以透過全面清查盤點來確認帳載的固定資產是否皆有實體存在、確認是否堪用，並藉由檢視購買憑證，確認固定資產登載的金額是否正確。

步驟四：確認調整時程

稅務帳與管理帳的會計項目差異可能涉及過去成本或費用多認列所導致，故調整的過程可能會影響當年度的損益。因此調整的時程則要視當年度獲利影響狀況而定，若損益影響甚大則需要分年調整。

步驟五：追蹤調整及確認稅務帳與管理帳的帳務處理一致

除追蹤稅務帳與管理帳的差異縮小外，是否有一致的帳務處理方式將成為一套帳的成敗關鍵。建議客戶與記帳業者做好完整的溝通，並對登帳的合法憑證有一致的理解、分類，以免帳務梳理的成果大打折扣。

對於上述帳務梳理的內容有任何問題，歡迎洽詢凱博聯合會計師事務所。